OPT Paytren
PROSEDUR PENYELENGGARAAN ORIENTASI PEBISNIS TRENI (OPT)
Prosedur ini mengatur penyelenggaraan orientasi pebisnis treni (OPT) dari persiapan, pelaksanaan dan penutupan.
2.0 RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup permohonan menjadi penyelenggara OPT, pendaftaran peserta, penetapan pembicara, penetapan karyawan yang terlibat dan durasi orientasi.
3.0 ACUAN
3.1 Kebijakan perusahaan.
4.0 DEFINISI
Orientasi Pebisnis Treni (OPT) adalah program pelatihan awal yang memperkenalkan treni berikut produknya (PayTren), termasuk cara-cara atau metode menjalankan bisnisnya secara menyeluruh (kaffah).
5.0 TANGGUNG JAWAB
Manajemen treni dan seluruh departemen bertanggung jawab atas dukungan penyelenggaraan OPT dalam bentuk penyediaan pembicara dan materi orientasi.
6.0 PROSEDUR
6.1 PERMOHONAN MENJADI PENYELENGGARA
6.1.1 Mitra Paytren yang berminat untuk menjadi penyelenggara mengajukan permohonan menjadi penyelenggara OPT melalui website resmi perusahaan. Selanjutnya, mitra PayTren disebut sebagai mitra penyelenggara OPT.
6.1.2 Mitra penyelenggara memenuhi syarat dan ketentuan sebagai penyelenggara (lihat website resmi).
6.1.3 Treni menetapkan persetujuan atas mitra penyelenggara dan mengirimkan notifikasi melalui SMS.
6.1.4 Treni akan mempublikasikan jadwal penyelenggaraan OPT melalui website resmi dan virtual office mitra penyelenggara.
6.1.5 Mitra penyelenggara siap menjadi panitia pelaksana OPT.
6.1.6 Mitra penyelenggara wajib mendaftarkan peserta secara manual ke dalam website melalui virtual office mitra penyelenggara dengan cara mengetikkan ID kemitraan.
6.1.7 Mitra penyelenggara wajib membuat group Whatsapp dan Paytren Messenger khusus untuk peserta OPT.
6.1.8 Mitra penyelenggara hanya dapat mengisikan ID kemitraan peserta sampai waktu H-3 (H minus 3) penyelenggaraan OPT. dengan pengertian, sistem akan menutup secara otomatis pendaftaran peserta pada H-3.
6.1.9 Treni tidak akan menerima daftar peserta dalam format excel.
6.1.10 Departemen TI akan menganalisis data peserta dan mengirimkannya kepada Departemen SDM&Umum dalam bentuk data peserta yang definitif.
6.2 PENDAFTARAN PESERTA OPT
6.2.1 Mitra PayTren yang berminat untuk menjadi peserta mendaftarkan diri melalui mitra penyelenggara dengan membayar biaya OPT yang telah ditentukan. Mitra PayTren ini selanjutnya disebut mitra peserta OPT.
6.2.2 Mitra peserta akan menerima notifikasi segera setelah peserta secara resmi terdaftar menjadi peserta OPT melalui SMS dan akan menerima softfile syarat & ketentuan OPT melalui email.
6.2.3 Mitra peserta mendapat notifikasi sebagai pengingat melalui SMS dan email pada H-1 (H minus satu) serta dapat melihat dirinya sudah terdaftar sebagai mitra peserta melalui virtual office pada website resmi perusahaan.
6.2.4 Mitra peserta harus memenuhi syarat dan ketentuan peserta yang berlaku.
6.2.5 Mitra PayTren yang pernah mengikuti OPT tidak boleh mengikuti OPT kembali, kecuali atas persetujuan perusahaan.
6.3 PELAKSANAAN ORIENTASI PEBISNIS TRENI (OPT)
6.3.1 Mitra peserta tidak boleh terlambat datang (tepat waktu) dan mitra penyelenggara atau panitia OPT berhak menolak kedatangan mitra peserta yang terlambat. Mitra peserta yang terlambat tidak dapat menarik biaya yang telah dibayarkan.
6.3.2 Mitra peserta wajib membawa tanda pengenal.
6.3.3 Mitra peserta wajib membawa alat tulis sendiri.
6.3.4 Mitra peserta tidak boleh membawa anak kecil dan berpakaian resmi (tidak berpakaian T-Shirt dan bersandal).
6.3.5 Mitra peserta tidak boleh mengundurkan diri dan tidak dapat menarik biaya yang telah dikeluarkan.
6.3.6 Mitra peserta wajib mengikuti acara OPT dari awal sampai dengan akhir.
6.3.7 Mitra peserta tidak boleh membawa alat komunikasi, alat perekam dan alat dokumentasi lainnya selama acara berlangsung.
6.3.8 Mitra peserta wajib terlibat secara aktif selama acara berlangsung.
6.3.9 Mitra peserta tidak boleh mengfotokopi materi dan menjelaskannya kepada mitra PayTren yang belum pernah mengikuti OPT.
6.3.10 Durasi acara OPT berkisar 10 (sepuluh) jam, termasuk istirahat salat dhuhur dan makan siang (45 menit) serta salat Ashar dan coffee break (25 menit).
6.3.11 Pada akhir acara, mitra penyelenggara melakukan penutupan pelaksanaan OPT pada virtual office-nya dengan cara mengklik tombol selesai.
6.3.12 Treni melakukan broadcast ucapan selamat atas kepesertaan mitra serta meminta kritik dan saran yang konstruktif.
6.3.13 Pada H+1 (H plus 1), mitra penyelenggara wajib menyetorkan sejumlah uang @ Rp50.000,00 per perserta.
6.4 SERTIFIKASI ORIENTASI PEBISNIS TRENI (OPT)
6.4.1 Departemen SDM&Umum mengirimkan data peserta definitif ke Bagian Publikasi untuk mencetak sertifikasi.
6.4.2 Treni akan mencetak sertifikat sesuai dengan daftar peserta OPT.
6.4.3 Treni hanya akan memberikan sertifikat kepada peserta yang terlibat secara aktif dan memenuhi syarat dan ketentuan.
6.4.4 Apabila nama mitra peserta tercetak salah dalam setifikasi, treni akan mengirimkan sertifikasi yang telah diperbaiki.
6.4.5 Sertifikat Asli hanya diberikan satu kali yaitu apabila peserta dinyatakan lulus pada saat selesai acara penyelenggaraan OPT, peserta dapat mendownload copy dari sertifikat melalui Virtual Office masing-masing peserta.
6.5 PENUGASAN STAFF (STAFF DEPLOYMENT)
6.5.1 Treni akan menetapkan penugasan kepada staff yang akan mendukung penyelenggaraan OPT dalam bentuk dukungan pelayanan atas kegiatan-kegiatan treni.
6.5.2 Staff yang bertugas terlebih dahulu memberikan edukasi kepada panitia penyelenggara berkaitan dengan dukungan staff kantor pusat.
6.5.3 Staff membagi tugas dengan panitia penyelenggara dalam menyukseskan penyelenggaraan OPT, terutama dalam bentuk dukungan pelayanan.
Tata Cara Pelaksanaan OPT
1.1 Kelengkapan Peserta
• Name Tag
• Brosur
• Materi (Marketing Plan, E-Pin Otomatis, lembar Kritik dan saran)
• Sertifikat Peserta
1.2 Kelengkapan Acara
• Scaner untuk Absensi online Barcode
• Absensi Manual (sudah lengkap dengan Nama dan ID)
• Spanduk OPT
• X-Banner ( Kode Etik, Legalitas, Syarat dan ketentuan Mitra Pengguna & Pebisnis, Fitur-Fitur, Kata Mutiara)
• Mic untuk pembicara
• Alat Dokumentasi
• Majalah, KP 50, souvenir (Jam Dinding, T-Shirt, Sticker, Gantungan Kunci, Mug, dll) Treni Power, Habspro.
2. Kepanitiaan
2.1 Penyelenggara
• Mitra Penyelenggara wajib memiliki susunan kepanitiaan yang akan berkoordinasi langsung secara aktif dengan PIC treni sebelum dan pada saat acara berlangsung.
• Mitra Penyelenggara wajib menyiapkan tempat pertemuan dengan pengaturan tempat duduk berbentuk huruf “U” tanpa meja sebelum acara dimulai.
• Mitra Penyelenggara Wajib menyiapkan konsumsi untuk peserta (Makan Siang 1x & Snack Coffe Break 2x).
• Mitra penyelenggara wajib menginformasikan syarat dan ketentuan menjadi peserta Orientasi Pebisnis Treni (OPT) dan Informasi lainnya kepada seluruh peserta.
2.2 Perusahaan
• Staff yang bertugas sebagai panitia melakukan koordinasi dengan mitra penyelenggara mengenai jumlah peserta, dan memastikan persiapan pantia penyelenggara.
• Staff yang bertugas sebagai panitia mempersiapkan kepantiaan dan pembagian tugas untuk membantu penyelenggara dalam hal kelancaran acara Orientasi Pebisnis treni (OPT)
• Staff yang bertugas sebagai panitia mengatur kelancaran dan ketertiban acara Orientasi Pebisnis Treni (OPT) dari awal hingga akhir.
3. Garis Besar Susunan Acara
3.1 Tata Cara Penyambutan
• Mitra peserta datang disambut oleh panitia dan menunjukan Kartu Identitas (KTP atau SIM) dan menyimpannya kembali pada tempat yang mudah dijangkau.
• Mitra peserta menunju ke meja registrasi, dan menandatangani lembar tata tertib.
• Mitra peserta mengambil tanda pengenal (name tag) dan melakukan absensi online barcode.
• Mitra peserta melakukan absensi kehadiran manual yang sudah disediakan panitia .
• Mitra peserta dipersilahkan untuk menikmati coffe break yang telah disediakan oleh panitia maksimum sampai 10 menit sebelum acara dimulai.
• Panitia menginformasikan untuk mematikan alat komunikasi selama acara berlangsung dan menyimpan tas ditempat yang telah disediakan pada saat akan memasuki ruangan pertemuan.
• Mitra peserta masuki ruangan pertemuan setelah panitia mempersilahkan masuk 5 menit sebelum acara dimulai .
3.2 Tata Cara Pelaksanaan
• Pantia mengingatkan kembali mitra peserta pada saat memasuki ruangan, untuk mematikan alat komunikasi dan menyimpan tas ditempat yang telah disediakan.
• Mitra peserta duduk secara tertib dan hanya membawa alat tulis.
• Mitra peserta menerima materi sesi pertama.
• Mitra peserta Istirahat Shalat Dzuhur dan makan siang secara bergantian selama 45 Menit.
• Mitra peserta menerima materi sesi ke dua.
• Mitra peserta istirahat shalat Ashar dan coffe break secara bergantian selama 25 Menit.
• Mitra peserta menerima materi sesi ke tiga.
3.3 Tata Cara Penutupan
• Pantia mencatat nomor urutan tempat duduk untuk melakukan pengaturan sesi dokumentasi dan teknis pembagian sertifikat.
• Mitra peserta melakukan sesi dokumentasi secara tertib setelah seluruh rangkaian acara selesai
• Mitra peserta memperoleh sertifkat secara berurutan berdasarkan urutan tempat duduk dan bersalaman dengan para pembicara dengan tertib.
• Mitra peserta yang akan memberikan testimoni mempersiapkan diri ditempat yang telah disediakan.
